Koordinacija u firmi ne škripi jer imate loše ljude. Jedan od mogućih razloga je što nikad nitko nije sjeo i zapisao kako bi zapravo trebala funkcionirati. To nipošto nije kritika, to je jednostavno ono što se dogodi kad tvrtka raste brže nego što rastu njezini interni sustavi.
Informacije putuju mailom, WhatsAppom i usmenom predajom. Odobravanja čekaju jer prava osoba nije dostupna. Kad ključni zaposlenik ode na godišnji ili, još gore, napusti firmu, sve stane. Prepoznajete li ovo? Ako da, niste sami i nije vam ništa “pokvareno” u firmi. To je znak da je tvrtka sazrijela za proces design.
U ovom tekstu objašnjavam što je proces design, kako izgleda u praksi i što vi kao vlasnik firme konkretno možete dobiti od njega.
Što je zapravo proces design?
Proces design je strukturiran pristup mapiranju, analizi i poboljšanju načina na koji vaša tvrtka radi. Nije to IT projekt, nije reorganizacija tima i nije uvođenje novog softvera. To je korak koji dolazi prije svega toga i koji čini da sve ostalo ima smisla.
Zamislite to ovako:
Ne znate točno koji koraci postoje u nekom procesu, tko je za što odgovoran i gdje se najčešće zaglave informacije, kako ćete znati koji alat vam treba?
Ili zašto novi zaposlenik uvijek postavi ista pitanja nakon tjedan dana u firmi?
Ili zašto iste greške iskaču iznova, bez obzira na to što ste ih već jednom “riješili”?
Proces design odgovara na ta pitanja sustavno kroz razgovore s vašim timom, vizualizacijom onoga što se zapravo događa i, tek onda, dizajnom onoga što bi trebalo biti. Nije to jednom i zauvijek gotov posao, ali jest temelj na koji se sve ostalo može graditi.
Kako izgleda tvrtka kojoj treba proces design?
Vlasnici malih i srednjih firmi s kojima radim rijetko dolaze s riječima: trebam proces design. Oni dolaze s konkretnim frustracijama koje, kad ih čujete zajedno, uvijek crtaju istu sliku.
Kažu da se svi trude, a rezultati su nestabilni i ne znaju gdje je problem. Kažu da previše toga ovisi o jednoj osobi i kao da sve stane kad te osobe nema. Kažu da su uveli novi alat, ali ga nitko ne koristi kako treba jer implementacija nije pratila logiku posla. Kažu da onboarding novih zaposlenika svaki put izgleda drugačije i traje predugo. I, možda najčešće, kažu da ne mogu delegirati i provjeriti da li se sve napravilo jer su svi koraci posla još uvijek samo u njihovoj glavi.
Ako ste pronašli sebe u barem jednoj od ovih rečenica, to su klasični simptomi firme kojoj nedostaje proces design. I dobra vijest je da se svi ti simptomi mogu adresirati sustavno, bez gašenja požara iz tjedna u tjedan.
6 koraka jednog proces design projekta
Svaki projekt koji vodim prolazi kroz šest poglavlja. Evo kako to izgleda u praksi, korak po korak.
- Prvi korak je inventura. Zajedno popisujemo sve procese u firmi, koji postoje, koji su ključni, tko su im vlasnici, a koji uopće nemaju jasno definirane odgovornosti. Većina vlasnika firmi u ovoj fazi shvati da ni sami nisu imali potpunu sliku. Ovo je polazišna točka bez koje nema daljnjeg rada.
- Drugi korak su razgovori s timom. Razgovaramo s ljudima koji svaki dan rade unutar tih procesa jer oni znaju točno gdje što zapne, koji koraci nemaju smisla ali ih svi ionako rade i što se dogodi kad ključne osobe nema. To znanje postoji u svakoj firmi, samo ga nitko još nije sustavno izvukao na površinu i zapisao na jedno mjesto.
- Treći korak je mapiranje, tzv. AS-IS slika. Iz razgovora nastaje vizualni prikaz procesa onakav kakav jest danas, sa svim rupama, nejasnoćama i koracima koji postoje samo zato što su uvijek postojali. Tek kad to vidite crno na bijelo, postaje jasno odakle krenuti i što zaista treba promijeniti.
- Četvrti korak je dizajn, tzv. TO-BE stanje. Ovaj dio radim zajedno s timom, a ne umjesto njega, jer proces koji su ljudi sami oblikovali puno se lakše usvoji od onog koji je netko drugi donio gotov sa strane. Definiramo kako bi proces trebao izgledati: koji koraci ostaju, koji se mijenjaju, tko što odobrava i do kada i gdje se što dokumentira.
- Peti korak je odabir i postavljanje alata. Tek sad ima smisla razgovarati o tehnologiji. Ponekad to znači konfigurirati platformu koju tvrtka već ima, a ponekad odabrati nešto novo. U oba slučaja, alat dolazi nakon procesa, nikad obrnuto, i to je razlika između implementacije koja se usvoji i one koja skuplja prašinu.
- Šesti korak je edukacija. Zadnji i najčešće podcijenjen korak. Tim prolazi kroz novi sustav na konkretnim primjerima iz vlastite svakodnevice, ne na apstraktnim scenarijima iz priručnika. Jer alat koji ljudi razumiju i koji ima smisla u kontekstu njihovog posla, alat je koji će se i koristiti.
Što vi kao vlasnik ili direktor firme konkretno dobivate?
Na kraju proces design projekta, klijenti dobivaju nešto što na prvi pogled izgleda kao dokumentacija: vizualni prikazi procesa, RACI matrice (R = Responsible; A= Accountable; C= Consulted; I = Informed), checkliste. Ali ono što zapravo dobivaju puno je važnije od toga.
- Dobivate tim koji zna što radi i bez vas kao posrednika ili odgovornoga u svakom koraku.
- Dobivate procese koji funkcioniraju čak i kad ključnih ljudi nema.
- Dobivate mogućnost delegiranja koja nije ovisna o vašoj stalnoj prisutnosti.
- Dobivate izvršene korake koje možete pratiti.
- Dobivate rast firme bez da se svaki put iznova proces gradi od nule.
Jednom riječju, dobivate firmu u kojoj procesi rade za vas i vaše zaposlenike. I to je, po iskustvu mojih klijenata, osjećaj koji teško opisati dok ga sami ne doživite.
Proces design nije za firme koje tek počinju i još eksperimentiraju s modelom. On je za firme koje su dovoljno narasle da osjete trenje svakodnevnog kaosa i dovoljno ambiciozne da ga žele riješiti jednom za svagda, umjesto da ga svaki tjedan iznova krpaju.
Nadam se da vam je ovaj tekst bio koristan, a ako imate dodatnih pitanja slobodno me kontaktirajte.
HR Konzultant
