Trebam li zaposliti osobu za ljudske resurse na puno radno vrijeme? Do kad se mogu sam(a) snaći? Da li da angažiram vanjskog suradnika za upravljanje ljudskim resursima dok još ne narastem? Za što da ga angažiram? Što uopće stručnjak za ljudske resurse radi? To su pitanja koja u određenom trenutku poslovanja prođu glavom svakom malom poduzetniku ili voditelju firme.
Iz mog iskustva, sve više poduzetnika prepoznaje da su ljudski resursi temelj stabilnog rasta, bez obzira na veličinu tvrtke. Odluka o potrebi za ljudskim resursima specifična je za svaku organizaciju. Većina tvrtki može, i treba, postupno uvesti formalne strukture upravljanja ljudskim resursima kako organizacija raste. Međutim, standardna je pogreška u svim industrijama razmišljati kako potreba za HR funkcijama nestaje nakon što se zaposlenici zaposle. U praksi mi se često pokaže da upravo tada ljudski resursi postaju ključni za održavanje reda, kulture i produktivnosti.
Pri odlučivanju o tome treba li vam interni stručnjak za ljudske resurse, vanjski konzultant ili cijeli tim, važno je razumjeti ulogu koju obnašaju ljudski resursi. Kada se govori o ljudskim resursima, mnogi poduzetnici s kojima sam se susretala i dalje misle samo na administraciju, iako je uloga HR specijalista puno šira i strateška.
Uloga i važnost ljudskih resursa u malim tvrtkama
Da bi uštedjeli troškove na samom početku svog poslovanja i održavali tvrtku „u pogonu”, vlasnici malih tvrtki često sami obavljaju razne poslove – od odgovaranja na glavni telefon i baznog računovodstva do IT troubleshootinga. Lista je još duža naravno, ali ovo su samo neki od šešira koje mali poduzetnici nose svaki dan.
U mnogim malim tvrtkama, često i funkcije ljudskih resursa padnu pod ovu “uradi sam” kategoriju. Vlasnici preuzimaju na sebe zadatke poput HR administracije, isplate plaća, upravljanja benefitima, traženje kandidata, kreiranje ugovora o radu i zapošljavanje, vođenje razgovora i brige o zadovoljstvu zaposlenika, i ostalo. Međutim, kako na sebe gomilate sve više i više zadataka, upravljanje ljudskim resursima može negativno utjecati na druge poslovne procese i obveze.
Primjećujem jedan ponavljajući obrazac kod srednjih poduzetnika: što više raste broj zadataka iz područja ljudskih resursa, to se više smanjuje vrijeme za strateško razmišljanje, a HR procesi ostaju zanemareni upravo kada su najpotrebniji.
Upravo je u tom trenutku važno razmisliti o vrijednosti vašeg vremena kao vlasnika tvrtke, a ako prenosite HR zadatke drugima u timu, onda i o vrijednosti njihovog vremena. Ove nepovezane zadaće iz upravljanja ljudskim resursima mogu se nagomilati i oduzeti važno vrijeme od stvarne produktivnosti i profitabilnosti vaše tvrtke. Ako uočite značajan pad produktivnosti ili ako se drugi zaposlenici ne mogu prilagoditi dodatnim zahtjevima iz njihove primarne role zbog poslova iz ljudskih resursa, vjerojatno je vrijeme razmisliti o angažiranju stručnjaka za ljudske resurse.
Male tvrtke s manje od 10 zaposlenika obično ne trebaju stalno zaposlenog specijalista za ljudske resurse. Uz dovoljno predviđanja i pripreme, u ovoj fazi razvoja možete većinu HR zadataka i izazova riješiti samostalno. U mnogima odgovornost za ljudske resurse preuzima postojeći član tvrtke, poput operativnog direktora, računovođe, asistenta ili Office Managera. Međutim, ono što vam apsolutno treba je čvrst temelj HR politika i procedura.
U ovoj fazi vanjski stručnjak za ljudske resurse može vam pomoći u izgradnji i dizajnu HR sustava koji jednom kada ih uspostavi, vaši ljudski resursi uglavnom funkcioniraju uz minimalno vodstvo dok još malo ne narastete. Kroz svoj rad sve više uviđam da male tvrtke koje rano postave jasne HR procese kasnije rastu brže i s manje „gašenja požara”.
Ako ste rastuća mala tvrtka ili start-up (10-50 zaposlenika)
Kada mala tvrtka počne dosezati 20-ak zaposlenika, nužno je da postoji jedna osoba službeno zaposlena i dedicirana zadacima isključivo iz domene ljudskih resursa. S tom veličinom tvrtke važno je već imati uspostavljene HR procese kako bi poslovanje teklo glatko.
Zadaci poput uvođenja novih zaposlenika ili njihovog pripremanja za ulogu obično zahtijevaju zaduženu osobu za ljudske resurse kako se novi zaposlenici ne bi zanemarili. Još jedan dobar primjer su procesi zapošljavanja u tvrtki – potrebno je imati nekoga tko to vodi HR procese. No nije jedino zapošljavanje sastavni dio uloge stručnjaka za ljudske resurse. U ovoj fazi mnoge startup tvrtke i male tvrtke žele uspostaviti formalnije ocjene učinka. I opet – ovo je projekt koji netko treba voditi.
Tvrtka s 50-ak zaposlenika je shvatila da ima problem jer im ljudi nisu bili osnovno spremni za rad niti nakon 3 tjedna. To znači da onboarding traje predugo u svojoj prvoj fazi te da HR proces nije strukturiran ni dokumentiran. Nakon angažiranja vanjskog stručnjaka za ljudske resurse taj problem je vrlo brzo riješen.
U ovoj veličini nameće se i odgovornost oko kreiranja organizacijske strukture, naziva funkcija članova tima i opisa njihovih zadataka, kreiranja paketa benefita – i to je samo osnovna lista zadataka za sami početak ljudskih resursa. Bilo bi poželjno u ovoj fazi imati i softver za automatizaciju HR procesa evidencije rada, odsustva i upravljanja učinkovitošću. To su sve projekti koje netko treba voditi.
Ako tvrtka nema za strateški cilj ekspanzivni rast u vidu zapošljavanja, jedna osoba za ljudske resurse je na granici dovoljnosti, no tada se osoba neće moći kvalitetno posvetiti svakoj tematici, a kamoli se kvalitetno posvetiti ljudima. Idealno bi bilo da kako se bližite brojci 50 zaposlenika, imate 2 osobe u HR timu: jednu za kreiranje HR sustava, procesa i politika te upravljanje projektima, a drugu za operativno provođenje i svakodnevni kontakt sa zaposlenicima.
U ovoj fazi je dobra ideja angažirati vanjskog stručnjaka za ljudske resurse za bilo koji od navedenih projekata, bilo kratkoročno ili dugoročnije dok se ne odlučite formalno osnovati interni HR tim.
Ako vaš start-up planira brzi rast
Ako znate da će vaša tvrtka brzo proći kroz fazu velikog rasta, recimo povećanje tima za 50% – 100% unutar 6–12 mjeseci, vrlo je dobra ideja odmah prvi dan zaposliti stručnjaka za ljudske resurse.
Kada zapošljavate i uvodite veliki broj novih zaposlenika, ljudski resursi odmah postaju posao s punim radnim vremenom. Stručnjak za ljudske resurse ostatku tima uštedjet će puno vremena preuzimajući razne HR zadatke zapošljavanja i uvođenja, a također će vas držati na vrhu gomile ugovornih dokumenata i druge HR dokumentacije koja prati nove zaposlenike.
Dodatno, kada tvrtka značajno naraste, njena radna kultura se može dramatično promijeniti – a netko treba brinuti da ne krene sve u negativnom smjeru.
Start-up koji je u 10 mjeseci narastao s 12 na 40 zaposlenika bez stručnjaka za ljudske resurse suočio se s padom zadovoljstva zaposlenika i povećanim konfliktima. Nakon zapošljavanja HR specijalista, ljudski resursi su se pokazali kao centralna funkcija koja je stabilizirala tim.
Ako ste mala tvrtka (50-100 zaposlenika)
Do vremena kada vaša tvrtka naraste preko 50 zaposlenika, morat ćete svakako u timu već imati osobu sa dovoljno iskustva u domeni ljudskih resursa – a iz mog profesionalnog iskustva i dvije.
Sa 50+ članova tima, postoji potencijalno neprihvatljiv broj zadataka i HR administracije koje treba operativno provoditi na svakodnevnoj bazi:
- Planiranje ljudskih resursa
- Selekcija kandidata i svakodnevna komunikacija
- Intervjui za zapošljavanje
- Procesi zapošljavanja kroz ponude, ugovore i potvrde
- Onboarding proces
- Uvođenje programa benefita i njihovo održavanje
- Kreiranje HR procesa, politika i procedura
- Priprema za obračun plaće
- Sistematizacija radnih mjesta
- Ocjene probnog rada i ocjene učinka
- Održavanje pozitivne radne kulture
U ovoj fazi ljudski resursi više nisu samo podrška, nego strateška HR funkcija koja direktno utječe na rast i stabilnost tvrtke.
Ako ste srednja i velika tvrtka (100+ zaposlenika)
U ovoj fazi potreban vam je cijeli odjel za ljudske resurse s više HR stručnjaka jer je nužno ne samo operativno zadovoljiti sve zahtjeve tvrtke i zaposlenika, nego redovito unapređivati i nadograđivati postojeće te razvijati nove HR procese i inicijative.
No ukoliko razmišljate projektno, pametna je odluka angažirati vanjskog stručnjaka za ljudske resurse po pojedinom zahtjevu.
Kada angažirati vanjskog suradnika za ljudske resurse?
Prije nego donesete odluku o angažiranju vanjskog HR stručnjaka, važno je razumjeti u kojim situacijama podrška u području ljudskih resursa donosi najveću vrijednost:
- Ako nemate dovoljno resursa da zaposlite HR osobu za stalno
- Ako nemate vremena, znanja ili želje baviti se HR zadacima
- Ako vam je potrebna pomoć u implementaciji novih HR procesa, politika ili projekata
- Ako se suočavate s izazovima s kojima se sami više ne možete nositi
- Ako želite objektivno gledište o pitanjima u upravljanju ljudskim resursima
Kako odabrati vanjskog suradnika za ljudske resurse?
Prije odabira pravog HR partnera, korisno je procijeniti nekoliko ključnih elemenata:
- Istražite različite vanjske suradnike i usporedite njihove HR usluge i cijene
- Provjerite iskustvo i kvalifikacije potencijalnih HR konzultanata
- Popričajte kratko s njima, uživo ili online, da provjerite jeste li „na istoj valnoj duljini”
- Provjerite razumije li HR konzultant kulturu i potrebe vaše tvrtke
Zaključak
Ljudski resursi su temelj svake uspješne organizacije, bez obzira na to imate li 5, 50 ili 500 zaposlenika. Ne postoji univerzalni odgovor na pitanje kada zaposliti stručnjaka za ljudske resurse. Odluka ovisi o specifičnoj situaciji i veličini vaše tvrtke. Koristeći ove smjernice za upravljanje ljudskim resursima, možete donijeti informiranu odluku koja je najbolja za vašu organizaciju.
Nadam se da vam je ovaj tekst bio koristan, a ako imate dodatnih pitanja slobodno me kontaktirajte.
HR Konzultant
