Što je onboarding novih zaposlenika + Checklista za prvi radni dan

Što je onboarding?

Onboarding novih zaposlenika je strateški proces koji utječe na odluku hoće li vaš novi zaposlenik ostati u tvrtki. Zaposlili ste novu osobu, potpisali ste ugovor o radu i ona uskoro počinje raditi. Super, to je to, HR dio je sada gotov. Nipošto! Uvođenje novih zaposlenika (onboarding) nije samo formalnost nego je ključan proces njihove integracije u tvrtku, njezinu kulturu i način rada. Onboarding je prva stvarna interakcija između zaposlenika i organizacije, i ona oblikuje sve što slijedi.

U praksi se jasno vidi da upravo tih prvih nekoliko mjeseci oblikuje dugoročni odnos zaposlenika i poslodavca. Ako je iskustvo dobro, zaposlenik se brže uklapa, preuzima odgovornosti i razvija povjerenje. Ako je loše, vrlo brzo počinje razmišljati o odlasku.

U razgovorima s novim zaposlenicima često čujem da su upravo prvi dani i tjedni presudni za osjećaj pripadnosti i motivaciju. Onboarding zato nije formalnost, nego strateški proces koji utječe na produktivnost, kulturu i zadržavanje zaposlenika.

Zašto je onboarding više od administracije

Onboarding je puno više od pokazivanja gdje je kuhinja i kako se prijaviti u sustav. Onboarding je prvi stvarni susret zaposlenika s tvrtkom, trenutak u kojem se formira dojam o tome kakva je organizacija iznutra. U stvarnim situacijama često se dogodi da razlika između dobro organiziranog i loše organiziranog prvog dana određuje hoće li osoba ostati u tvrtki ili ne.

Evo dva scenarija koja savršeno ilustriraju razliku:

Scenarij 1: Novi zaposlenik dolazi prvi dan na posao. Nitko ga ne dočekuje. Radno mjesto nije spremno. Dobiva pristupne podatke, ali nema pojma što se od njega očekuje. Menadžer je zauzet, kolege ljubazni, ali zbunjeni – ne znaju tko je to. Zaposlenik se osjeća nevažno, izgubljeno, možda i žali (ili barem dvoji) što je prihvatio posao.

Scenarij 2: Dočekuje ga poruka dobrodošlice od njegovog/njezinog tima. Radno mjesto je spremno, s osobnom porukom i poklon-paketom. Voditelj je rezervirao prvi sat za razgovor. Postoji jasan plan za prvi tjedan. Zaposlenik se osjeća viđeno, cijenjeno i motivirano.

Prisjetila sam se primjera koji odlično pokazuje koliko prvi dojam utječe na dugoročni odnos: tvrtka koja je uvela personalizirane poruke dobrodošlice i strukturiran raspored prvog tjedna smanjila je fluktuaciju novih zaposlenika za 40% u samo godinu dana.

No podaci govore sami za sebe: onboarding = zadržavanje zaposlenika. Kvalitetan onboarding može povećati zadržavanje zaposlenika za čak 82%.

To znači da ako trenutno gubite 5 od 10 novih zaposlenika u prvoj godini, strukturiran Onboarding može pomoći da zadržite 8 od njih.

No zadržavanje nije samo ušteda na regrutaciji. Radi se o:

1. očuvanju znanja: svaki odlazak odnosi iskustvo
2. očuvanju morala tima: stalna fluktuacija iscrpljuje postojeće zaposlenike
3. očuvanju employer branda: loš Onboarding se brzo pročuje na tržištu

Kroz operativni rad tvrtki postaje očito da zaposlenici koji prođu kroz strukturiran Onboarding brže postižu punu produktivnost i ostaju u tvrtki duže od tri godine.

Onboarding kao emocionalno putovanje

Onboarding jest definitivno checklista, ali je i emocionalno putovanje. Prvih 90 dana na novom poslu su poput temelja kuće. Ako su klimavi, sve što se gradi kasnije bit će nestabilno.

Tijekom tog razdoblja zaposlenici formiraju ključne dojmove. Ako je Onboarding dobar, ubrzava pozitivnu percepciju. Ako je loš – ili ga nema – zaposlenici se osjećaju izgubljeno, tjeskobno i neangažirano. Mnogi novi zaposlenici mi govore da im je najvažnije kako su se osjećali, a ne što su radili, prvog dana i prvog tjedna.

Cilj Onboardinga nije zatrpati osobu informacijama. Cilj je da se osjeća samopouzdano, povezano i jasno o tome što se od nje očekuje. I ono što se često zaboravlja: taj HR proces nije samo posao HR-a. Da, HR koordinira i neke dijelove i provodi, ali to je timski sport u koji moraju biti uključeni: nadređeni odnosno menadžer, mentor, buddy (ako se odlučite uvesti takav program), računovodstvo, financije, IT, vodstvo. Svatko ima svoju ulogu i poruku koju prenosi novom zaposleniku da komadić po komadić, izgradi konačnu sliku o vašoj firmi.

Kreiranje Onboarding programa

Kao strateški proces, bilo bi optimalno da Onboarding traje najmanje godinu dana i da uključuje više odjela i razina odgovornosti.

Sama izrada Onboarding procesa može se podijeliti u dvije razine. Na Office Onboarding (univerzalni dio koji se odnosi na sve zaposlenike) i Role Onboarding (specifični dio koji se odnosi na opis posla, zadatke i ciljeve). No prije nego se krene u izradu Onboardinga, potrebno je odgovoriti na nekoliko ključnih pitanja:

• Tko vodi proces?
• Tko sve sudjeluje?
• Koliko traje?
• Kako izgleda prvi dan, tjedan, mjesec?
• Kakav dojam želite ostaviti?

Ono što sam primijetila u radu s klijentima je da kada tvrtke nemaju jasno definiranog vlasnika procesa, dolazimo do nedosljednosti i lošeg iskustva za novog zaposlenika.

Primjer iz prakse: kada Onboarding nije strukturiran

Tvrtka od 25 zaposlenika zaposlila je novog developera. Nije bilo definirano tko ga treba dočekati, tko ga treba upoznati sa osnovnim pravilima, provesti kroz ured, računalo nije bilo spremno, pristupi nisu bili aktivirani, a prvi radni dan proveo je čekajući. Nakon tri mjeseca otišao je i u izlaznom intervjuu rekao da se „nikada nije osjećao kao dio tima“.

Kreiranje nezaboravnog prvog radnog dana

Prvi radni dan može biti stresan no uz dobru pripremu, može postati snažan alat za motivaciju i povezivanje.

Prije dolaska:

• Pošaljite raspored unaprijed
• Zatražite novog zaposlenika da vam napiše svoju kratku osobnu poruku – koju ćete podijeliti s njegovim timom
• Pripremite radno mjesto
• Osigurajte pristup sustavima
• Dostavite ili čak isprintajte Priručnik za zaposlenike, Pravilnik o radu i ostale politike i procedure

Na dan dolaska:

• Dočekajte ga osobno
• Upoznajte ga s timom
• Provedite ga kroz ured
• Odgovarajte na pitanja
• Organizirajte zajednički ručak
• Na kraju dana provjerite dojmove

U praksi s različitim timovima primjećujem da mali znakovi pažnje imaju ogroman utjecaj na prvi dojam i osjećaj pripadnosti.

Primje iz prakse: kada je prvi dan odrađen odlično

Primjer 2: Jedna marketinška agencija pripremila je personalizirani paket dobrodošlice, ručak s timom i strukturiran raspored za prvi tjedan. Novi zaposlenik je kasnije rekao da je „od prvog dana znao da je donio pravu odluku“.

Onboarding kroz prvih 30, 60 i 90 dana

Optimalno trajanje Onboardinga je 12 mjeseci. Potrebno je vrijeme da se osoba uklopi u kulturu, razumije procese, preuzme odgovornosti i postane potpuno samostalna. Nisam jednom čula u radu s klijentima i njihovim zaposlenicima da im je upravo kontinuirana podrška kroz cijelu godinu pomogla da se osjećaju sigurnije, kompetentnije i povezanije s timom.

No ako je to neizvedivo, bilo bi dobro da imate strukturirani plan barem za prva tri mjeseca. On je ključan je za uspjeh novog zaposlenika i njegov ulazak u poziciju, ali i za daljnji rast. Ovo mogu biti primjeri na što se fokusirati u prva 3 mjeseca:

30 dana:

• osnovni zadaci
• upoznavanje s procesima
• shadowing kolega

60 dana:

• preuzimanje samostalnih zadataka
• redoviti check-in sastanci sa Voditeljem
• povratne informacije

90 dana:

• evaluacija probnog rada
• definiranje ciljeva za sljedeće razdoblje

Usporedba različitih tvrtki otkriva da oni koji imaju strukturiran 90-dnevni plan brže dolaze do pune produktivnosti i dobivaju bolju angažiranost zaposlenika kasnije.

Zaključak: Onboarding je investicija, ne trošak

Kada ste odradili dobrodošlicu i sve potrebno za uspješan prvi radni dan novog zaposlenika, slijedi daljnje praćenje Onboarding procesa u narednih (idealno) 12 mjeseci.

Podaci iz poslovne prakse mi pokazuju da je kvalitetan Onboarding, uz kvalitetno opisana radna mjesta, jedan od najvažnijih HR procesa u upravljanju zaposlenicima. No nažalost i jedan od najpodcjenjenijih.

Za kraj rekla bih da se uspješan Onboarding temelji na četiri stupa:

• Jasna namjera da sve bude planirano i strukturirano, a ne prepušteno slučaju
• Otvorena suradnja koja uključuje HR, menadžere, ostale centralne timove i mentore
• Kontinuitet koji traje 90+ dana, a ne završava nakon prvog tjedna
• Ljudska povezanost odnosno fokus na izgradnji ljudskih odnosa i međusobnom povjerenju

Kada se Onboarding provodi promišljeno i dosljedno, ne samo da zadržavate zaposlenike već stvarate ambasadore svoje kulture. Ljude koji vjeruju u vašu misiju, doprinose s entuzijazmom i šire pozitivnu sliku o vašem timu.

To je pravi cilj Onboardinga: ne samo da netko počne raditi, nego da se osjeća kao dio nečeg vrijednog i da u tome želi ostati. A takav pozitivan glas čuje se dalje nego što mislite.

Nadam se da vam je ovaj tekst bio koristan, a ako imate dodatnih pitanja slobodno me kontaktirajte.

Pročitajte i ovo: Kompletan vodič kroz Onboarding zaposlenika: Kako prvih 12 mjeseci odlučuje o budućnosti vaših ljudi

Andrea Čerina

HR Konzultant