Zaposlili ste novu osobu, potpisali ste ugovor o radu i uskoro počinje raditi. Super, to je to, HR dio je sada gotov. Nipošto! Uvođenje novih zaposlenika je proces njihove integracije u tvrtku i njezinu kulturu te davanje novom članu tima sve alate i informacije potrebne da postane produktivan. Taj dio se ne bi trebao zanemariti jer kako tvrtka, tako i zaposlenik, u prvih 6 mjeseci donosi zaključak da li je ideja o zajedničkoj suradnji bila dobra.
Kreiranje Onboarding programa
Kao strateški proces, bilo bi optimalno da Onboarding traje najmanje godinu dana i da uključuje nekoliko različitih odjela i rukovoditelja u firmi. Razlog je jednostavan: način na koji poslodavci rukovode prvih nekoliko dana i mjeseci iskustva novog zaposlenika ključan je za osiguravanje njihovog zadržavanja i angažiranosti u tvrtki.
Sama izrada čitavog Onboarding procesa je u načelu jednokratna – u onom dijelu koji se tiče svih zaposlenika bez obzira na rolu i senioritet. Nazovimo ga Office Onboarding. To će vam biti na neki način špranca, koju ćete moći koristiti prilikom dolaska svakog sljedećeg novog kolege.
Dio koji se odnosi na uvođenje u samu materiju opisa posla, i taj dio može biti strukturiran sa osnovnim pitanjima (šprancom) koju kasnije popunjavate. Nazovimo ga Role Onboarding.
No prije nego se krene u izradu Onboardinga, morate odgovoriti na sljedeća pitanja:
- Tko vodi brigu da su svi koraci napravljeni? Tko je vlasnik procesa? HR?
- Koji ključni kolege u firmi će biti uključeni u pojedine korake? IT, računovodstvo, Team Lead, tko još?
- Koliko dugo će trajati? 30 dana, 6 mjeseci, 1 godinu?
- Kako će biti strukturiran prvi dan, prvi tjedan, prvi mjesec, prvih godinu dana?
- Kakve dojmove o firmi želite da novi zaposlenik dobije u tijeku Onboardinga?
Kreiranje nezaboravnog prvog radnog dana
Prvi radni dan novog kolege može biti stresan i za njega i za vas. Stoga je važno da se sve dobro organizira unaprijed, kako biste osigurali da se on osjeća dobrodošlim i spreman za rad.
Evo nekoliko savjeta:
Prije dolaska:
- Pošaljite raspored putem maila. Tako će novi kolega znati kada se očekuje da stigne i sa kime će se sve sastati prvi dan.
- Zatražite da napiše par riječi o sebi. To možete podijeliti rano ujutro na prvi radni dan sa svim ostalim članovima tima, kako bi ga bolje upoznali. Uz to dodajte i kratak opis odgovornosti nove osobe kako bi se stvorila jasnoća i smanjila potencijalna zamjeranja postojećih kolega „pridošlici“. Možete dodati i više detalja kao npr. na kojim projektima će raditi, tko mu je direktno nadređeni i slično.
- Pripremite radno mjesto. To znači spojiti i aktivirati računalo, postaviti monitor, osposobiti mobitel ili drugu službenu opremu. Kao mali znak pažnje možete ostaviti čokoladu za dobrodošlicu na radnom mjestu.
- Osigurajte pristup alatima i sustavima. Barem onima koje možete aktivirati unaprijed.
- Isprintajte Priručnik za zaposlenike. Iako živimo u digitalnom dobu, fizička kopija može dati novom kolegi osjećaj stvarnosti i povezanosti s novom tvrtkom.
Na dan dolaska:
- Dočekajte ga na ulazu. Tako će se osjećati dobrodošlim.
- Upoznajte ga s timom. Provedite ga kroz ured i predstavite ga svim ostalim zaposlenicima.
- Pružite mu obilazak. Pokažite mu gdje se nalaze važna mjesta kao što su toaleti, kuhinja i prostori za odmor.
- Odvojite vremena da odgovorite na njegova pitanja. Normalno je da novi kolega ima puno pitanja, stoga budite strpljivi i odgovorite na sve što ga zanima.
- Pozovite ga na ručak zajedno s ostalim kolegama iz Onboarding procesa. To je odličan način da ga bolje upoznate i da se osjeća opušteno u novom okruženju.
- Na kraju dana ga obiđite. Da provjerite da li je sve proradilo, da li ima dodatnih pitanja i da prođete raspored za sljedeći dan/tjedan.
Ovo je samo početna lista prijedloga. Ima toga još puno što se može dodati, kao što se može ići i u dodatnu nadgradnju svakog ovog koraka. No ono što svakako ne valja zaboraviti je da budete prijateljski i otvoreni. Novi kolega će se tako osjećati ugodnije i lakše će se uklopiti u tim. Pokažite mu da vam je stalo. Pitajte ga kako se osjeća i da li mu je nešto potrebno. Svakome je potrebno malo vremena da se prilagodi novom okruženju, a ako ima potporu to će ići puno lakše i brže i doprinos će se brže početi vraćati.
Kada ste odradili dobrodošlicu i sve potrebno za uspješan prvi radni dan novog zaposlenika, slijedi daljnje praćenje Onboarding procesa u narednih (idealno) 12 mjeseci.
Nadam se da vam je ovaj tekst bio koristan, a ako imate dodatnih pitanja slobodno me kontaktirajte!
