Trebam li zaposliti osobu za ljudske resurse na puno radno vrijeme? Do kad se mogu sam(a) snaći? Da li da angažiram vanjskog suradnika dok još ne narastem? Za šta da ga angažiram? Što uopće HR- ovci rade? To su pitanja koja u određenom trenutku poslovanja prođu glavom svakom malom poduzetniku ili voditelju firme.
Odluka o potrebi za ljudskim resursima specifična je za svaku organizaciju. Većina tvrtki može – i treba – postupno uvesti formalne strukture ljudskih resursa kako organizacija raste. Međutim, standardna je pogreška u svim industrijama razmišljati kako ta potreba nestaje nakon što se zaposlenici zaposle. Pri odlučivanju o tome treba li vam interni stručnjak za ljudske resurse, vanjski konzultant ili cijeli tim, važno je razumjeti ulogu koju obnašaju ljudski resursi.
Područja glavnih zadataka HR stručnjaka
1. Izrada i održavanje HR procesa, politika i procedura
2. Osiguranje da tvrtka poštuje zakone o radu i sve prateće propise
3. Kreiranje oglasa za posao i selekcija kandidata
4. Administracija vezana uz zapošljavanje, evidenciju radnog vremena i praćenje odsutstva
5. Onboarding novih zaposlenika i Offboarding zaposlenika na odlasku
6. Provođenje mjera za zadržavanje zaposlenika kroz razgovore i feedback
7. Vođenje brige o edukaciji zaposlenika i podrška njihovom profesionalnom razvoju
8. Priprema i upravljanje plaćama i svim ostalim dodacima i benefitima
9. Provođenje ocjena učinka
10. Stvaranje kulture tvrtka angažirajući zaposlenike kroz razne programe, projekte i inicijative
11. Vođenje disciplinskih postupaka i zaprimanje žalbi zaposlenika
Ako ste vrlo mala tvrtka ili start-up u ranoj fazi razvoja (do 10 zaposlenika)
Da bi uštedjeli troškove na samom početku svog poslovanja i održavali tvrtku „u pogonu“, vlasnici malih tvrtki često sami obavljaju razne poslove – od odgovaranja na glavni telefon i baznog računovodstva do IT trouble-shootinga. Lista je još duža naravno, ali ovo su samo neki od šešira koji mali poduzetnici nose svaki dan. U mnogim malim tvrtkama, često i funkcije ljudskih resursa padnu pod ovu “uradi sam” kategoriju. Vlasnici preuzimaju na sebe zadatke poput isplate plaća, upravljanja benefitima, traženje kandidata, kreiranje ugovora o radu i zapošljavanje, vođenje razgovora i brige o zadovoljstvu zaposlenika, i ostalo. Međutim, kako na sebe gomilate sve više i više zadataka, to može negativno utjecati na druge poslovne procese i obveze.
Upravo je u tom trenutku važno razmisliti o vrijednosti vašeg vremena kao vlasnika tvrtke, a ako prenosite zadatke drugima u timu, onda i o vrijednosti njihovog vremena. Ove nepovezane zadaće mogu se nagomilati i oduzeti važno vrijeme od stvarne produktivnosti i profitabilnosti vaše tvrtke.
Ako uočite značajan pad produktivnosti ili ako se drugi zaposlenici ne mogu prilagoditi dodatnim zahtjevima iz njihove primarne role zbog poslova iz ljudskih resursa, vjerojatno je vrijeme razmisliti o angažiranju stručnjaka za ljudske resurse. Male tvrtke s manje od 10 zaposlenika obično ne trebaju stalno zaposlenog specijalistu za ljudske resurse. Uz dovoljno predviđanja i pripreme, u ovoj fazi razvoja možete većinu HR zadataka i izazova riješiti samostalno. U mnogima odgovornost preuzima postojeći član tvrtke, poput operativnog direktora, računovođa, asistent ili Office Managera. Međutim, ono što vam apsolutno treba je čvrst temelj politike za ljudske resurse.
U ovoj fazi vanjski HR stručnjak vam može pomoći u izgradnji i dizajnu HR sustava koji jednom kada ih uspostavi, vaši će ljudski resursi uglavnom funkcionirati uz minimalno vodstvo dok još malo ne narastete.
Ako ste rastuća mala tvrtka ili start-up (između 10 i 50 zaposlenika)
Kada mala tvrtka počne dosezati 20-ak zaposlenika, nužno je da postoji jedna osoba službeno zaposlena i dedicirana zadacima isključivo iz domene ljudskih resursa. S tom veličinom tvrtke važno je već imati uspostavljene procese kako bi poslovanje teklo glatko.
HR zadaci poput uvođenja novih zaposlenika ili njihovog pripremanja za ulogu obično zahtijevaju zaduženu osobu kako se novi zaposlenici ne bi zanemarili. Još jedan dobar primjer su procesi zapošljavanja u tvrtki – potrebno je imati nekoga tko to vodi. No nije jedino zapošljavanje sastavni dio uloge HR-a. U ovoj fazi mnoge start-up tvrtke i male tvrtke žele uspostaviti formalnije ocjene učinka. I opet – ovo je projekt koji netko treba voditi. Ne zaboravite da su ocjene učinka ključni element zadržavanja zaposlenika, a također i pogonska snaga za poboljšanje učinka cijelog tima, pa ih se ne smije prepustiti ad hoc sustavu. U ovoj veličini nameće se i odgovornost oko kreiranja same organizacijske strukture, naziva funkcija članova tima i opisa njihovih zadataka, kreiranja paketa benefita – i to je samo osnovna lista HR zadataka za sami početak.
Bilo bi poželjno u ovoj fazi imati i HR softver za automatizaciju procesa evidencije rada, odsutstva i upravljanja učinkovitošću. To su sve projekti koje netko treba voditi. Ako tvrtka nema za strateški cilj ekspanzivni rast u vidu zapošljavanja, jedna osoba za HR je na granici dovoljnosti no tada se osoba neće moći kvalitetno posvetiti svakoj tematici, a kamoli se kvalitetno posvetiti ljudima. Idealno bi bilo da kako se bližite brojci 50, da imate 2 osobe u HR timu: jedna za kreiranje HR sustava i procesa i politika (ukoliko ih već niste napravili i ranijoj fazi) te upravljanje projektima i konstantno poboljšavanje, a druga za operativno provođenje i svakodnevni kontakt za zaposlenicima.
U ovoj fazi je dobra ideja angažirati vanjskog HR stručnjaka za bilo koji od navedenih projekata, bilo kratkoročno ili dugoročnije dok se ne odlučite formalno osnovati interni HR tim.
Ako vaš start-up planira brzi rast
Ako znate da će vaša tvrtka brzo proći kroz fazu velikog rasta – recimo, povećanje tima za 50% – 100% unutar 6 -12 mjeseci – vrlo je dobra ideja odmah prvi dan zaposliti stručnjaka za HR unutar tvrtke. Kada zapošljavate i uvodite veliki broj novih zaposlenika, ljudski resursi odmah postaju posao s punim radnim vremenom. HR stručnjak će ostatku tima uštedjeti puno vremena preuzimajući razne zadatke zaposlenja i uvođenja, a također će vas držati na vrhu gomile ugovornih dokumenata i druge dokumentacije koja prati nove zaposlenike. Dodatno, kada tvrtka značajno naraste, njena kultura se može dramatično promijeniti – a netko treba brinuti da ne krene sve u negativnom smjeru.
Ako ste mala tvrtka (između 50 i 100 zaposlenika)
Do vremena kada vaša tvrtka naraste preko 50 zaposlenika, morat ćete svakako u timu već imati osobu sa dovoljno iskustva u domeni ljudskih resursa – a iz mog profesionalnog iskustva i dvije. Sa 50+ članova tima, postoji potencijalno neprihvatljiv broj HR zadataka i administracije koje treba operativno provoditi na svakodnevnoj bazi:
- Planiranje ljudskih resursa
- Selekcija kandidata i svakodnevna komunikacija između kandidata i glavnih stakeholder
- Intervjui za zapošljavanje
- Procesi zapošljavanja kroz ponude, ugovore o zaposlenju, razne potvrde i certifikate
- Onboarding proces
- Uvođenje programa benefita i njihovo održavanje
- Kreiranje HR procesa, politika i procedura
- Priprema za obračun plaće
- Sistematizacija radnih mjesta
- Ocjene ocjene probnog rada i ocjene učinka
- Održavanje pozitivne radne kulture
Ovo je sada već obujam posla s dva puna radna vremena da sve prolazi u redu, svaki dan.
Ako ste srednja i velika tvrtka (preko 100 zaposlenika)
U ovoj fazi potreban vam je cijeli HR odjel s više stručnjaka jer je nužno ne samo operativno zadovoljiti sve zahtjeve, i tvrtke i zaposlenika, nego redovito unaprjeđivati i nadograđivati postojeće te razvijati nove procese i inicijative koji su u skladu sa trenutnim stanjem u vašoj industriji i tržištu rada. No ukoliko razmišljate projektno, pametna je odluka angažirati vanjskog stručnjaka po pojedinom zahtjevu.
Kada angažirati vanjskog suradnika za HR:
- Ako nemate dovoljno resursa da zaposlite HR osobu za stalno
- Ako nemate vremena ili znanja ili želje baviti se zadacima u toj domeni
- Ako vam je potrebna pomoć u implementaciji novih HR procesa, politika ili pojedinačnih projekata
- Ako se suočavate s HR izazovima s kojima se sami više ne možete nositi
- Ako želite objektivno gledište o HR pitanjima u tvrtki
Kako odabrati vanjskog suradnika za HR:
- Istražite različite vanjske suradnike za HR i usporedite njihove usluge i cijene
- Provjerite iskustvo i kvalifikacije potencijalnih konzultanata
- Popričajte kratko s njima, uživo ili online, da provjerite da li ste „na istoj valnoj duljini“
- Provjerite da li konzultant razumije kulturu i potrebe vaše tvrtke
Ne postoji univerzalni odgovor na pitanje kada zaposliti HR stručnjaka. Odluka ovisi o specifičnoj situaciji i veličini vaše tvrtke. Koristeći ove smjernice, možete donijeti informiranu odluku koja je najbolja za vašu tvrtku.
Nadam se da vam je ovaj tekst bio koristan, a ako imate dodatnih pitanja slobodno me kontaktirajte!
