Važnost dijeljenja ključnih informacija i pravila s vašim zaposlenicima
Svaki vlasnik male tvrtka zna da na putu poduzetništva postoje važne prekretnice. Prvo se oblikuje ideja, napiše se plan poslovanja, podnesu se dokumenti za otvaranje obrta ili tvrtke, dobijete prvog klijenta i krenuli ste na put vođenja tvrtke. Na samom početku, ili unutar nekoliko mjeseci, javlja se i potreba za novim zaposlenima, što donosi i nove obveze o kojima treba voditi računa. Ovdje ću govoriti o jednoj obvezi – prijenos ključnih informacija i pravila poslovanja svima u tvrtki, neovisno o roli i senioritetu.
Neki će bilježiti ono što im prenosite, neki će očekivati da će zaprimiti objedinjene informacije koje ste im upravo prenijeli. Iako se neke od ovih stavki možda neće primjenjivati odmah, a većinu njih se može prenijeti usmeno, teško je potvrditi da li se te važne informacije zapravo zadržavaju.
Onboarding
Ono što bi trebali prenijeti od informacija u inicijalnom dijelu Onboardinga, kojeg možemo nazvati i Orijentacija, su ove osnovne stavke:
- Alati i sustavi koji se koriste u tvrtki – Koji sustav koristite za pohranu dokumentacije? Gdje da se pronađu osnovna pravila i procedure?
- Načini komunikacije – Što se koristi za profesionalnu komunikaciju, a što za brzu svakodnevnu komunikaciju?
- Godišnji odmor, bolovanja i slobodni dani – Kada imam pravo na godišnji odmor? Kada to pravo počinje vrijediti? Da li postoji HR aplikacija ili se nekome moram javiti? Koji je standardni Out of Office template?
- Benefiti – Na koje benefite imam pravo? Kada počinje pokriće? Kako se prijaviti?
- Rad na daljinu / Rad od kuće – Koja su pravila? Da li postoje iznimke? Gdje i kako moram bilježiti dane kada radim na daljinu / od kuće?
- Obavezni sastanci na razini firme – Kada se održavaju? Da li ću ih zaprimiti u svoj kalendar?
- Prostorije u firmi – Da li mogu koristiti sobu za sastanke i kako da ju bookiram?
- Logo, boje i predlošci – Gdje da pronađem predloške ako mi trebaju za prezentaciju?
- Kolege – Ne bi bilo loše postaviti njihove fotografije i par rečenica o svakome, što poslovno što privatno.
Ta pravila se mogu prenijeti zaposlenima u nekoliko formi, ovisno o veličini vaše tvrtke.
Priručnik za zaposlenike i Pravilnik o radu
Za početak možemo govoriti o formi Priručnika za zaposlenike koji će služiti kao orijentir novim zaposlenicima u procesu Onboardinga ili postojećim zaposlenicima kada žele provjeriti neku informaciju ili pravilo.
On može biti u verziji gotovog dokumenta pa da su sve bitne informacije na jednom mjestu ili može biti dostupan online na glavnom sharing portalu tvrtke, gdje se te informacije protežu kroz nekoliko odjeljaka.
Moj prijedlog je da ga se počne kreirati – odmah. Odnosno paralelno sa zapošljavanjem prvih nekoliko zaposlenika jer ćete na taj način ćete iz vlastitog iskustva uvidjeti koje informacije su nužne za prenijeti svakome bez obzira na rolu i senioritet.
Naprednija forma je Pravilnik o radu. Poslodavci s manje od 20 radnika ne moraju imati pravilnik o radu, ali nema zapreke da ga donesu. Obveza donošenja Pravilnika o radu propisana je člankom 26. Zakona o radu. Kreiraju ga odvjetnici kroz svoju pravnu uslugu.
Ovaj dokument je puno naprednija verzija od Priručnika za zaposlenike – ne samo jer sadrži puno širi opseg tema koje se dublje razrađuju nego je i sastavni dio pravne dokumentacije između zaposlenika i tvrtke (jer se vrlo često u Ugovoru o radu poziva na pojedine članke Pravilnika o radu te oboje imaju jednaku pravnu težinu, kao i Kolektivni ugovori).
Nikada nije prerano za pružiti prave informacije, u bilo kojem od gore navedenim formatima, ali može biti prekasno ako zbog nedostatka smjernica nastanu poremećaji u tijeku rada ili čak pravni problemi i sporovi.
Razmislite o svom trenutnom procesu i odlučite je li vrijeme da uspostavite malo strukturiranije informacije koje dijelite sa svojim zaposlenicima. Kao prvi korak to je svakako kreiranje polazne informativne točke.
Nadam se da vam je ovaj tekst bio koristan, a ako imate dodatnih pitanja slobodno me kontaktirajte!
